7 recursos ocultos do Gmail que todos precisam saber

Controle melhor sua caixa de entrada do Gmail com estas dicas e truques essenciais que o transformarão em um profissional de e-mail.

Se você usa o  Gmail  diariamente em um computador para trabalho ou uso pessoal – ou ambos ao mesmo tempo que eu – está aproveitando ao máximo o cliente de e-mail do Google ? O Gmail possui uma série de recursos que podem ajudá-lo a gerenciar melhor o fluxo constante de mensagens de e para sua caixa de entrada do Gmail. 

Apresento minhas sete principais dicas para definir você no caminho para se tornar um profissional do Gmail. Se você já usa todos, parabéns. Se não, tente incorporar pelo menos um ou dois em sua rotina, se não o pacote inteiro. Você vai agradecer a si mesmo no longo prazo.

1. Silenciar conversas de e-mail irritantemente barulhentas

Ficar preso em um tópico de e-mail em grupo pode ser tão irritante em um laptop quanto um texto em grupo no telefone. Você tem distrações suficientes durante o dia de trabalho, especialmente se você está trabalhando em casa , que certamente não precisa ver um e-mail de grupo continuamente chamando você na parte superior de sua caixa de entrada à medida que novas respostas chegam. 

Se você tiver um e-mail de grupo ativo e não se importar mais em seguir o bate-papo de ida e volta, você pode cancelar. Abra o tópico, clique no botão de três pontos na parte superior e clique em Mudo . A conversa será movida para o seu arquivo, onde permanecerá mesmo quando mais respostas chegarem. 

Se, mais tarde, você ficar curioso sobre o que perdeu, você sempre pode encontrá-lo na exibição Todos os e-mails do Gmail, que inclui suas mensagens arquivadas. Você pode então reativar a conversa, se desejar, abrindo a conversa e clicando no botão X ao lado do marcador Mudo na parte superior da página. Depois de reativar o som, na próxima vez que você receber uma resposta, ela aparecerá na parte superior da sua caixa de entrada.

2. Soneca para não esquecer

Assim como o botão de soneca em seu alarme que você usa quando não está pronto para sair da cama, o Gmail tem um botão de soneca para mensagens que você não está pronto para responder, mas não quer perder o controle em sua caixa de entrada . Passe o mouse sobre uma mensagem em sua caixa de entrada e clique no botão do relógio à direita e escolha uma data e hora posteriores – hoje mais tarde, amanhã, na próxima semana ou em um horário específico que você definir – para que apareça no topo de sua caixa de entrada.

3. Painel de leitura para uma aparência semelhante ao Outlook

Se você tem uma tela grande, encorajo-o a usar sua luxuosa tela e o painel de leitura do Gmail. Faz com que o Gmail pareça mais com o Outlook, onde você pode ver e responder às mensagens sem sair da caixa de entrada. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir o painel Configurações rápidas, role para baixo até o painel Leitura e selecione À direita da caixa de entrada ou Abaixo da caixa de entrada para dividir sua visualização horizontal ou verticalmente.

4. Escolha suas guias

O Gmail faz um trabalho admirável ao filtrar sua caixa de entrada, de modo que as mensagens importantes para você vão para sua caixa de entrada, enquanto o restante é relegado para as guias Sociais ou Promocionais. Clique no ícone de engrenagem e em  Ver todas as configurações . Na página Configurações, selecione  Caixa de entrada e, na  seção  Categorias na parte superior, você pode escolher quais guias deseja na parte superior da sua caixa de entrada. Ou, se você simplesmente ignorar todas as guias, exceto a caixa de entrada Principal, poderá desmarcar todas, exceto Principal, para uma experiência do Gmail simplificada e sem guias. Para salvar, role para baixo e clique no   botão Salvar alterações .

5. Ative o avanço automático e me agradeça mais tarde

Eu gasto uma grande parte no início e no final de cada dia de trabalho excluindo e-mails indesejados. Prefiro abrir cada e-mail antes de excluí-lo para poder dar uma olhada rápida nele antes de descartá-lo. Por padrão, o Gmail envia você de volta para sua caixa de entrada em vez da próxima mensagem quando você exclui uma mensagem aberta, o que requer mais cliques e tempo para limpar sua caixa de entrada. Você pode alterar esse comportamento nas configurações, no entanto, para avançar para a mensagem anterior ou seguinte após excluir uma mensagem aberta. 

Nas configurações, clique em Avançado e você verá Avanço automático na parte superior. Clique no botão do rádio à direita para ativar . E se você voltar para Configurações> Geral e rolar para baixo até Avanço automático , você pode escolher ir para a próxima conversa (mais recente) ou anterior (mais antiga). Para salvar, role para baixo e clique no   botão Salvar alterações .

6. Enviar anexos grandes por e-mail via Google Drive

Há um pequeno ícone do Drive na parte inferior da janela de escrita do Gmail. Ele permite que você anexe arquivos armazenados no Drive ou simplesmente envie um link. Para formatos do Google Drive – Documentos, Planilhas, Apresentações e assim por diante – sua única opção é enviar um link para o arquivo. Para outros tipos de arquivo – PDFs, documentos do Word, imagens – você tem a opção de enviá-los como um anexo ou um link do Drive, o que permite compartilhar arquivos maiores que o limite de 25 MB do Gmail para anexos.

7. Escondendo-se à vista de todos: Pesquisa avançada

Com o Google por trás do Gmail, não é surpresa que o Gmail ofereça ferramentas de pesquisa poderosas. Você provavelmente usou a barra de pesquisa acima de sua caixa de entrada para desenterrar um e-mail antigo com base em uma palavra-chave ou remetente, mas ela pode fazer muito mais. Clique no pequeno botão de seta para baixo à direita da barra de pesquisa para abrir o painel de pesquisa avançada do Gmail, onde você pode pesquisar intervalos de datas e tamanhos de anexos, por linha de assunto e com outros filtros.