As 10 principais dicas para ajudá-lo a controlar melhor o Gmail –

Fique por dentro da sua caixa de entrada do Gmail com essas dicas e truques essenciais que o transformarão em um profissional de e-mail.

As mensagens de texto provavelmente aliviaram parte do seu tráfego de e-mail, mas aposto que sua caixa de entrada de e-mail ainda é como a minha – um pouco caótica e desordenada. Se você usa o Gmail diariamente em um computador para trabalho ou uso pessoal, está aproveitando ao máximo o cliente de e-mail gratuito do Google? O Gmail tem uma série de recursos que podem ajudar você a gerenciar melhor o fluxo constante de mensagens de e para sua caixa de entrada.

Aqui estão as 10 dicas que considero mais úteis para manter o controle da minha correspondência por e-mail. Você pode já estar usando alguns deles, mas esperamos encontrar alguns aqui que você pode trabalhar em sua rotina para ajudar a gerenciar o fluxo constante de mensagens de e para sua caixa de entrada do Gmail.

1. Silencie tópicos de e-mail irritantemente barulhentos

Ficar preso em um tópico de e-mail em grupo pode ser tão irritante em um laptop quanto um texto em grupo em seu telefone. Você tem distrações suficientes durante o dia de trabalho e certamente não precisa ver um e-mail de grupo continuamente chamando você na parte superior da caixa de entrada à medida que novas respostas chegam.

Se você tiver um e-mail de grupo ativo e não quiser mais seguir as conversas, poderá optar por não participar. Abra o tópico, clique no botão de três pontos na parte superior e clique em Mudo. A conversa será movida para o seu arquivo, onde permanecerá mesmo quando chegarem mais respostas.

Se mais tarde você ficar curioso sobre o que perdeu, sempre poderá encontrá-lo na visualização Todos os e-mails do Gmail, que inclui suas mensagens arquivadas. Você pode ativar o som da conversa, se assim o desejar, abrindo a conversa e clicando no botão X ao lado do rótulo Silenciar na parte superior da página. Depois de ativar o som, na próxima vez que você receber uma resposta, ela aparecerá na parte superior da sua caixa de entrada.

2. Bloqueie mensagens indesejadas

Um passo além de silenciar uma mensagem é bloquear o remetente. Se você estiver recebendo e-mails desnecessários e indesejados de alguém, poderá redirecionar as mensagens da sua caixa de entrada diretamente para a pasta de spam. Abra uma mensagem do remetente indesejado, clique no botão de três pontos no canto superior direito e selecione Bloquear [Nome de usuário].

3. Adiar para não esquecer

Assim como o botão soneca do alarme que você aperta quando não está pronto para sair da cama, o Gmail tem um botão soneca para mensagens que você não está pronto para responder, mas não quer perder de vista na sua caixa de entrada . Passe o mouse sobre uma mensagem em sua caixa de entrada e clique no pequeno botão de relógio à direita e escolha uma hora e data posteriores – hoje, amanhã, na próxima semana ou em um horário específico que você definir – para que apareça de volta na parte superior da sua caixa de entrada.

4. Agende mensagens para enviar mais tarde

Com a popularidade do trabalho remoto, é provável que você trabalhe com pessoas em vários locais e fusos horários. Em vez de um e-mail que atrapalhará a noite ou o início da manhã de alguém, você pode programar facilmente sua mensagem para ser enviada mais tarde. Para fazer isso, clique na pequena seta para baixo ao lado do botão Enviar na parte inferior da janela de composição e clique em Agendar envio. Você poderá escolher um horário no futuro para a sua missiva chegar. Você pode acompanhar seus e-mails agendados na pasta Agendados na pasta Enviados – ele é criado assim que você agendar seu primeiro e-mail.

5. Habilite o avanço automático e me agradeça depois

Eu gasto uma grande parte no início e no final de cada dia de trabalho excluindo e-mails indesejados. Prefiro abrir a maioria dos e-mails antes de excluí-los para poder dar uma olhada rápida antes de descartá-los. Por padrão, o Gmail envia você de volta para sua caixa de entrada em vez da próxima mensagem quando você exclui uma mensagem aberta, o que requer mais cliques e tempo para limpar sua caixa de entrada. Você pode alterar esse comportamento nas configurações, no entanto, para avançar para a mensagem anterior ou seguinte após excluir uma mensagem aberta.

Nas configurações, clique em Avançado e você verá Avanço automático na parte superior. Clique no dial do rádio à direita para Ativar para ligar. E se você voltar para Configurações > Geral e rolar para baixo até Avanço automático, poderá optar por ir para a próxima conversa (mais recente) ou anterior (mais antiga). Para salvar, role para baixo e clique no botão Salvar alterações.

6. Escolha suas guias

O Gmail faz um trabalho admirável de filtrar sua caixa de entrada para que as mensagens de seu interesse sejam enviadas para sua caixa de entrada, enquanto o restante é relegado às guias Social ou Promoções. Clique no ícone de engrenagem e clique em Ver todas as configurações. Na página Configurações, selecione Caixa de entrada e na seção Categorias na parte superior, você pode escolher quais guias deseja na parte superior da sua caixa de entrada. Ou, se você simplesmente ignorar todas as guias, exceto a caixa de entrada principal, poderá desmarcar todas, exceto a principal, para uma experiência simplificada e sem guias do Gmail. Para salvar, role para baixo e clique no botão Salvar alterações.

7. Painel de leitura para uma aparência semelhante ao Outlook

Se você tem uma tela grande, eu o encorajo a fazer uso de seu luxuoso espaço de tela e usar o painel de leitura do Gmail. Ele faz com que o Gmail pareça mais com o Outlook, onde você pode ver e responder a mensagens sem sair da caixa de entrada. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir o painel Configurações rápidas, role para baixo até Painel de leitura e selecione Direita da caixa de entrada ou Abaixo da caixa de entrada para dividir sua exibição horizontal ou verticalmente.

8. Economize espaço excluindo mensagens com anexos grandes

Está ficando sem espaço? Se você está enfrentando o limite de armazenamento gratuito de 15 GB do Gmail (compartilhado no Google Drive e no Google Fotos), pode pagar ao Google por mais armazenamento ou excluir algumas mensagens e continuar usando o plano gratuito. Pesquise size:5m ou size:10m para ver todas as mensagens com mais de 5 ou 10 megabytes. É provável que tenham alguns anexos grandes. A partir desta lista, você pode baixar os anexos que deseja manter e, em seguida, excluir a mensagem para não ocupar um espaço precioso com o Google. Ou simplesmente exclua as mensagens antigas e os anexos que você não precisa mais.

9. Envie anexos grandes por e-mail pelo Google Drive

Há um pequeno ícone do Drive na parte inferior da janela de redação do Gmail. Ele permite anexar arquivos armazenados no Drive ou simplesmente enviar um link. Para os formatos do Google Drive — Documentos, Planilhas, Apresentações e assim por diante — sua única opção é enviar um link para o arquivo. Para outros tipos de arquivo – PDFs, documentos do Word, imagens – você tem a opção de enviá-los como um anexo ou um link do Drive, que permite compartilhar arquivos maiores que o limite de tamanho de 25 MB do Gmail para anexos.

10. Esconder-se à vista de todos: pesquisa avançada

Com o Google por trás do Gmail, não é surpresa que o Gmail ofereça ferramentas de pesquisa poderosas. Você provavelmente já usou a barra de pesquisa acima de sua caixa de entrada para desenterrar um e-mail antigo com base em uma palavra-chave ou remetente, mas ela pode fazer muito mais. Clique no pequeno botão de seta para baixo à direita da barra de pesquisa para abrir o painel de pesquisa avançada do Gmail, onde você pode pesquisar intervalos de datas e tamanhos de anexos, por linha de assunto e com outros filtros.

Precisa de mais ajuda do Gmail? Aqui estão 15 atalhos do Gmail que você deve conhecer e seis truques do Gmail para minimizar o arrependimento, a frustração e o spam. Para se manter seguro, é assim que você pode proteger sua conta do Gmail em quatro etapas fáceis.