Gmail: 10 dicas e ferramentas para tornar o e-mail mais fácil

Veja como descomplicar sua caixa de entrada, acessar várias caixas de entrada, adicionar uma assinatura, recuperar e-mails e muito mais.

Embora os serviços de vídeo e bate-papo como Zoom e Slack tenham se tornado parte do nosso espírito de trabalho, o e-mail ainda é uma grande parte da maior parte do nosso trabalho e vida pessoal. Há uma boa chance de que pelo menos uma de suas contas de e-mail seja do Gmail.

Embora você provavelmente conheça o básico do Gmail, existem muitos recursos e truques do Gmail que você pode ter perdido e que podem ajudá-lo a otimizar sua vida digital. Por exemplo, você sabia que também existem aplicativos de terceiros que funcionam com o serviço de e-mail do Google, como o Kiwi para Gmail, que reúne várias contas em um aplicativo?

Mesmo se você for um usuário veterano do Gmail, aqui estão 10 ferramentas e dicas para ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente – não mais difícil.

Limpe sua caixa de entrada

Não demora muito para minha caixa de entrada ficar fora de controle, mesmo que eu esteja usando generosamente a combinação selecionar tudo mais excluir. Felizmente, há outra maneira de analisar as antigas ervas daninhas digitais em sua caixa de entrada. Se tiver certeza de que não precisa de nenhum e-mail antes de uma determinada data, você pode digitar “antes:

” no campo de pesquisa e inserir a data de sua escolha. Isso filtrará sua caixa de entrada para que você possa usar com mais eficiência o botão selecionar tudo para excluir e-mails antigos.

Acesse várias contas

Se você tiver mais de uma conta do Gmail ativa, poderá alternar entre elas facilmente. Basta clicar no ícone do seu perfil no canto superior direito (celular ou desktop) e escolher Adicionar outra conta. A partir daí, você apenas fará login e poderá acessá-lo quando clicar no ícone do seu perfil no futuro. No entanto, se você não acessar uma das contas com frequência suficiente, você será desconectado.

Filtros de e-mail

Com tantos sites solicitando seu endereço de e-mail atualmente, sua caixa de entrada pode começar a parecer uma lata de lixo transbordando. Você também pode querer organizar melhor os e-mails e priorizar os e-mails de certas pessoas. É aqui que os filtros são úteis. Para configurar um filtro, abra o Gmail, clique na roda dentada de configurações e escolha Ver todas as configurações. A partir daí, clique em Filtros e endereços bloqueados> Criar um novo filtro.

Você pode personalizar seu filtro para organizar e-mails por remetente, destinatário, assunto, palavras-chave e outros fatores. Quando estiver de acordo com suas especificações, clique em Criar Filtro.

Fácil configuração de assinatura

Configurar uma assinatura no Gmail pode economizar uma etapa ao escrever uma mensagem e tornar seus e-mails mais profissionais. Para configurar uma assinatura para todas as mensagens enviadas, abra o Gmail> Configurações de roda dentada> Ver todas as configurações. De lá, role para baixo até ver Assinatura e clique em Criar nova. Todas as assinaturas que você criou ficarão visíveis em Configurações, onde você pode editá-las ou excluí-las a qualquer momento.

Desfazer uma mensagem enviada

Se você for como eu, já se questionou depois de apertar o botão Enviar pelo menos uma vez. Felizmente, o Gmail tem um recurso de graça chamado Desfazer envio. Logo depois de clicar em Enviar, uma mensagem na parte inferior da tela aparecerá dizendo que a mensagem foi enviada, mas também há a opção de Desfazer ou Exibir Mensagem. Quando você clica em Desfazer, o Gmail para de enviar a mensagem. Você também pode editar quanto tempo tem para cancelar uma mensagem. Para configurar o recurso Desfazer envio, vá para Configurações> Ver todas as configurações e role para baixo até Desfazer envio. A partir daí, você pode definir uma janela de cancelamento de envio de 5, 10, 20 ou 30 segundos.

Agendar envio

Agendar uma mensagem é útil se você tiver colegas de trabalho ou amigos em fusos horários diferentes e não quiser arriscar incomodá-los com uma notificação por e-mail em horários estranhos. Para agendar uma mensagem, basta digitar o que você deseja dizer e, em vez de clicar em Enviar, clique na pequena seta para baixo e selecione Agendar envio. O Gmail irá sugerir alguns horários possíveis, mas você também pode inserir manualmente um horário de envio específico.

Composição Inteligente

A composição inteligente do Gmail funciona como texto preditivo e tem como objetivo agilizar o seu processo de escrita. Por exemplo, enquanto você digita “Vou ligar para você”, o Google Smart Compose sugere “amanhã”. Basta clicar em Tab para aceitar a sugestão; caso contrário, continue digitando. Se você não é fã da Composição inteligente, pode desativá-la nas configurações.

Verificação ortográfica

A ferramenta de verificação ortográfica do Gmail pode aliviar o estresse do envio de e-mails importantes. O corretor ortográfico pode ajudar com palavras que você realmente não tem certeza, bem como com simples soluços de digitar muito rápido. E o Gmail manterá a palavra sublinhada se ela mudar, então você pode escolher desfazer a mudança se não gostar. Além disso, o Gmail tem recursos de gramática e correção automática. Tudo pode ser ativado ou desativado em Ajustes> Verificação Ortográfica.

Silenciar conversas

Todos nós ficamos presos em um grupo de e-mail que parece não se acalmar. Na próxima vez que isso acontecer com você, basta abrir o e-mail incômodo, clicar no ícone de configurações de três pontos logo acima da linha de assunto do e-mail e selecionar Mudo no menu suspenso. Assim como com o Desfazer envio, você terá a oportunidade de ativar o som se clicar acidentalmente.

Etiquetas

Os marcadores podem tornar sua caixa de entrada muito mais gerenciável. Eles são como filtros (e você pode configurar um filtro para enviar um e-mail para determinados marcadores). As etiquetas ficam na barra lateral, onde você encontrará Caixa de entrada, Enviado, Lixo e outras pastas. Role para baixo e clique em Criar novo rótulo. A partir daí, você pode nomear seu rótulo, bem como criar rótulos de grupo. Por exemplo, se você está se organizando para a escola, o rótulo principal pode ser Aula de Biologia e você pode agrupar rótulos sobre projetos de classe e tarefas enviadas.

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John Doe

Curioso e apaixonado por tecnologia.

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